Ugovor o obradi podataka o ličnosti

Ovaj ugovor zaključuju biznis koji koristi LokalAsistent (rukovalac) i Polygon Consulting d.o.o. Beograd-Savski Venac, Kozara 1, 11000 Beograd, matični broj 21466352, PIB 111345107 (obrađivač, u daljem tekstu: „mi“), u skladu sa članom 45 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni glasnik RS“, br. 87/2018, u daljem tekstu: ZZPL).

Ugovor je sastavni deo Uslova za biznise i zaključuje se u elektronskom obliku, zajedno sa njima. U pitanjima zaštite podataka o ličnosti ovaj ugovor ima prednost nad Uslovima za biznise. Pojmovi imaju značenje iz ZZPL.

Podaci o obrađivaču:

Poslovno ime

Polygon Consulting d.o.o. Beograd-Savski Venac

Skraćeno poslovno ime

Polygon Consulting d.o.o.

Pravna forma

društvo sa ograničenom odgovornošću

Sedište

Kozara 1, 11000 Beograd (Savski Venac), Srbija

Matični broj

21466352

PIB

111345107

Registar

Registar privrednih subjekata Agencije za privredne registre (APR)

Pretežna delatnost

6202 Konsultantske delatnosti u oblasti informacione tehnologije

E-pošta

office@polygon.rs

Telefon

+381 60 4747047

Web

www.polygon.rs

Predmet ugovora je obrada podataka o ličnosti koju vršimo u ime rukovaoca dok pružamo LokalAsistent prema Uslovima za biznise. Obrada traje dok traje ugovor o korišćenju LokalAsistenta, a posle njegovog prestanka samo koliko je potrebno da podatke vratimo i obrišemo prema odeljku „Brisanje i vraćanje podataka“.

Podatke obrađujemo isključivo da bismo rukovaocu pružili LokalAsistent. To obuhvata:

• čuvanje podataka i njihovo prikazivanje u nalogu rukovaoca;
• primanje i slanje poruka na Viberu i WhatsAppu preko veza koje je rukovalac povezao i odgovaranje AI recepcijom u ime rukovaoca;
• zakazivanje, izmenu i otkazivanje termina, uključujući online zakazivanje preko javnog profila uz potvrdu broja telefona SMS kodom;
• slanje SMS kodova za potvrdu i podsetnika o terminima;
• izradu zahteva za uplatu depozita sa NBS IPS QR kodom i automatsko otkazivanje termina za koje depozit nije uplaćen u roku;
• obaveštenja zaposlenima rukovaoca o novim rezervacijama;
• statistiku poslovanja u nalogu rukovaoca, iz statističkih zapisa o događajima;
• izvršenje zahteva klijenata za brisanje (poruka IZBRISI) i odjavu od podsetnika (poruka STOP), koje nam rukovalac ovim ugovorom nalaže da izvršavamo automatski;
• zaštitu od zloupotrebe, otklanjanje kvarova i bezbednost usluge.

Podatke rukovaoca ne koristimo za sopstvene svrhe, osim za proveru i objavu ocena, kako je navedeno u odeljku „Ocene: podaci koje koristimo kao rukovalac“. Podatke rukovaoca ne prodajemo i ne koristimo ih za oglašavanje.

Na LokalAsistentu ocene biznisa mogu da ostave samo klijenti čiji je termin završen. Zato nam rukovalac ovim ugovorom nalaže i ovlašćuje nas da, kada u nalogu označi termin kao završen, broj telefona iz rezervacije (ako ga rezervacija ima), oznaku rezervacije i podatak da je termin završen koristimo za proveru i objavu ocena: na taj broj šaljemo SMS sa jednokratnim linkom za ocenu, a primljenu ocenu, bez broja telefona, prikazujemo u proseku ocena na javnom profilu rukovaoca. Ovo važi i za termine zakazane preko Vibera i WhatsAppa.

Za tu obradu nismo obrađivač, već samostalni rukovalac: svrhu i način obrade određujemo mi, na osnovu našeg legitimnog interesa da posetioci dobiju pouzdane ocene od klijenata koji su zaista koristili uslugu, kako je opisano u Politici privatnosti (odeljak „Ocene“). Za nju samostalno odgovaramo. Rukovalac ne može da menja ni da briše ocene. Rukovalac o ovom otkrivanju podataka obaveštava svoje klijente, što može učiniti i upućivanjem na Politiku privatnosti.

Lica: klijenti i potencijalni klijenti rukovaoca koji zakazuju termine ili mu pišu, kao i zaposleni rukovaoca koje rukovalac unese kao osobe kod kojih se zakazuje.

Podaci:

• ime i broj telefona klijenta, oznaka naloga i ime sa profila na Viberu ili WhatsAppu;
• sadržaj poruka i razgovora sa AI recepcijom na Viberu i WhatsAppu;
• rezervacije: usluga, datum i vreme, zaposleni, status, napomene, kanal preko kog je termin zakazan;
• zahtevi za uplatu: iznos, svrha, poziv na broj, status uplate i, ako ga rukovalac unese, ime platioca;
• statistički zapisi o događajima (na primer nova rezervacija, poslat podsetnik, odjava od podsetnika) sa oznakom rezervacije ili klijenta, bez imena i broja telefona;
• ime i raspored zaposlenih koje rukovalac unese kao osobe kod kojih se zakazuje;
• tehnički podaci potrebni za zaštitu od zloupotrebe (heš IP adrese ili broja telefona).

Obrada nije namenjena posebnim vrstama podataka o ličnosti. Ako iz same usluge rukovaoca (na primer stomatološke) proizlazi podatak o zdravlju, rukovalac obezbeđuje pravni osnov iz člana 17 ZZPL i podatke unosi samo u meri u kojoj su neophodni.

Podatke obrađujemo samo na osnovu pisanih uputstava rukovaoca, uključujući i uputstva o prenosu u inostranstvo. Uputstva su ovaj ugovor, Uslovi za biznise, podešavanja i radnje koje rukovalac preduzima u nalogu, kao i dodatna uputstva poslata e-poštom sa adrese naloga na office@polygon.rs.

Ako nam propis nalaže obradu mimo uputstava, o tome obaveštavamo rukovaoca pre početka obrade, osim ako propis to zabranjuje. Ako smatramo da uputstvo krši ZZPL ili drugi propis, odmah na to upozoravamo rukovaoca i ne postupamo po njemu dok ga rukovalac ne potvrdi ili izmeni. Ako bismo sami odredili svrhu i način obrade, za tu obradu bismo se smatrali rukovaocem.

Podacima rukovaoca pristupaju samo lica koja smo ovlastili i kojima je pristup potreban za pružanje usluge, održavanje ili podršku. Sva ta lica su ugovorom ili zakonom obavezana na čuvanje poverljivosti. Ta obaveza traje i po prestanku njihovog rada za nas.

Primenjujemo tehničke, organizacione i kadrovske mere iz člana 50 ZZPL, primerene riziku. Mere koje primenjujemo navedene su u Prilogu 1 ovog ugovora. Mere redovno preispitujemo i možemo ih menjati, pod uslovom da nivo zaštite ne smanjimo.

Rukovalac nam ovim ugovorom daje opšte pisano ovlašćenje da angažujemo podobrađivače. Važeći spisak je u Prilogu 2. O svakom planiranom dodavanju ili zameni podobrađivača obaveštavamo rukovaoca e-poštom na adresu naloga najmanje 15 dana unapred. Rukovalac u tom roku može uložiti obrazložen prigovor; ako prigovor ne možemo da uvažimo, rukovalac može raskinuti ugovor bez naknade pre nego što promena počne da važi.

Podobrađivačima ugovorom nalažemo iste obaveze zaštite podataka koje mi imamo po ovom ugovoru, a za njihov rad odgovaramo rukovaocu kao za sopstveni.

Pružaoci Viber i WhatsApp veze nisu naši podobrađivači: rukovalac ih bira i povezuje na sopstveni nalog, na osnovu svog ugovora sa njima, a mi im podatke prosleđujemo po njegovom nalogu.

Podatke prenosimo van Republike Srbije samo podobrađivačima iz Priloga 2 i samo pod uslovima iz članova 63 do 65 ZZPL: u države sa liste država sa primerenim nivoom zaštite, ili uz standardne ugovorne klauzule koje je utvrdio Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, zaključene sa podobrađivačem (član 65 stav 2 tačka 2 ZZPL). Za svakog podobrađivača Prilog 2 navodi državu obrade i osnov prenosa. Na zahtev rukovaocu dostavljamo kopiju primenjenih mera zaštite.

Rukovaocu pomažemo, odgovarajućim tehničkim i organizacionim merama, da ispuni obavezu da odgovori na zahteve lica za ostvarivanje prava iz ZZPL (pristup, ispravka, brisanje, ograničenje, prenosivost i prigovor):

• na zahtev koji lice uputi nama ne odgovaramo sami, osim po uputstvu rukovaoca, već ga prosleđujemo rukovaocu bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku od 5 radnih dana;
• podatke klijenta rukovalac vidi i ispravlja u nalogu;
• na pisani zahtev rukovaoca, u roku od 10 radnih dana, dostavljamo kopiju podataka o određenom klijentu u strukturisanom, mašinski čitljivom obliku ili ih brišemo, uz izveštaj o tome šta je obrisano, a šta je zadržano i zbog čega;
• zahteve za brisanje i odjavu poslate porukama IZBRISI i STOP izvršavamo automatski, prema odeljku „Priroda i svrha obrade“, čak i kada nalog rukovaoca nije aktivan.

O povredi podataka o ličnosti koje obrađujemo za rukovaoca obaveštavamo rukovaoca bez nepotrebnog odlaganja, a nastojimo najkasnije u roku od 48 sati od kada smo za nju saznali. Obaveštenje sadrži opis prirode povrede, vrste i približan broj lica i podataka, kontakt za dodatne informacije, verovatne posledice i mere koje smo preduzeli ili predlažemo. Podatke koje u tom roku nemamo dostavljamo naknadno, bez odlaganja.

Rukovaocu pomažemo da ispuni obaveze iz članova 50 i 52 do 55 ZZPL: bezbednost obrade, obaveštavanje Poverenika i lica o povredi, procenu uticaja obrade i prethodno mišljenje Poverenika, uzimajući u obzir prirodu obrade i informacije koje imamo. Svaku povredu dokumentujemo.

Po prestanku ugovora, po izboru rukovaoca, podatke rukovaocu vraćamo u strukturisanom, mašinski čitljivom obliku (CSV ili JSON) i brišemo ih, ili ih samo brišemo. Izbor rukovalac saopštava na office@polygon.rs; ako to ne učini, podatke brišemo. Brisanje iz baze izvršavamo najkasnije 30 dana od prestanka ugovora, osim podataka čije čuvanje nalaže zakon. Na zahtev rukovaoca brisanje pisano potvrđujemo. Rezervne kopije baze čuvamo najviše 30 dana, pa obrisani podaci iz njih nestaju rotacijom kopija, najkasnije 30 dana posle brisanja iz baze; do tada kopije koristimo samo za oporavak sistema posle kvara.

Rukovaocu stavljamo na raspolaganje sve informacije potrebne da pokaže da su ispunjene obaveze iz člana 45 ZZPL i omogućavamo kontrolu, uključujući inspekciju, koju vrši rukovalac ili lice koje on ovlasti i koje je obavezano na poverljivost. Kontrolu rukovalac najavljuje najmanje 30 dana unapred, vrši je u radno vreme i najviše jednom godišnje, osim posle povrede podataka ili na zahtev nadležnog organa. Troškove kontrole snosi rukovalac. Pre kontrole na licu mesta rukovaocu dostavljamo pisane odgovore i dokumentaciju; ako oni nisu dovoljni, omogućavamo kontrolu pod navedenim uslovima. Kontrola ne obuhvata podatke drugih korisnika.

Vodimo evidenciju radnji obrade koje vršimo u ime rukovaoca (član 47 ZZPL) i na zahtev je dajemo na uvid Povereniku.

Rukovalac odgovara za zakonitost obrade: da za podatke svojih klijenata ima pravni osnov, da ih o obradi obavesti (članovi 23 i 24 ZZPL), uključujući i to da LokalAsistent obrađuje podatke u njegovo ime, da nam daje zakonita uputstva i da zahteve lica rešava u zakonskom roku. Rukovalac može klijente da uputi na našu Politiku privatnosti, u kojoj je opisana obrada na LokalAsistentu.

Svaka strana odgovara za štetu u skladu sa ZZPL. Između strana se primenjuju odredbe o odgovornosti iz Uslova za biznise, osim kada zakon to ne dozvoljava. Ugovor traje dok traju Uslovi za biznise; obaveze o poverljivosti, brisanju, vraćanju i odgovornosti važe i posle toga, dok se ne ispune.

Poverljivost i pristup

• sav saobraćaj sa sajtom, aplikacijom i serverom ide preko šifrovane veze (HTTPS, uz HSTS);
• lozinke i SMS kodovi se čuvaju samo kao bcrypt heš; ključevi za ograničenje broja zahteva sadrže samo heš IP adrese ili broja telefona;
• prijava daje kratkotrajni pristupni token, a broj neuspešnih pokušaja prijave je ograničen;
• podaci svakog rukovaoca su logički odvojeni: svaki zahtev iz naloga ograničen je na podatke tog rukovaoca, a uloge (administrator, zaposleni, operater) određuju prava pristupa;
• baza podataka nema javno dostupan port i dostupna je samo aplikaciji u internoj mreži servera;
• pristup produkcionim serverima imaju samo ovlašćena lica operatera.

Integritet

• poruke sa Vibera i WhatsAppa prihvatamo samo uz ispravan potpis ili tajni ključ veze, a neispravne odbijamo;
• upisi rezervacija idu kroz transakcije sa proverom preklapanja termina i dozvoljenih promena statusa;
• veličina zahteva je ograničena, a odlazni zahtevi za push obaveštenja dozvoljeni su samo ka javnim adresama.

Smanjenje podataka i rokovi

• privremeni podaci se brišu automatski: SMS kodovi posle 5 minuta, kontekst AI recepcije posle 6 sati, javni AI razgovori 24 sata posle poslednje poruke, neplaćeni zahtevi za uplatu kada isteknu, zapisi za ograničenje broja zahteva najkasnije posle dva dana, statistički zapisi posle 13 meseci;
• statistički zapisi ne sadrže ime ni broj telefona klijenta;
• u zapisima koje upisuje aplikacija brojevi telefona i e-adrese se maskiraju, a pristupni zapisi servera sadrže skraćenu IP adresu i adresu stranice bez parametara i brišu se rotacijom; u javnim odgovorima servera broj telefona je maskiran;
• rezervne kopije baze čuvaju se najviše 30 dana, na serverima u Nemačkoj;
• izveštaji o greškama ne sadrže telo zahteva, kolačiće, pristupne ključeve, IP adrese ni vrednosti promenljivih, a brojevi telefona, e-adrese i tajni delovi adresa se uklanjaju ili maskiraju;
• brisanje podataka klijenta prati spisak svih kolekcija u kojima se čuvaju podaci vezani za klijenta, uključujući statističke zapise, sa zabeleženim ishodom i ponovnim pokušajem ako neki korak ne uspe; zapis o izvršenom brisanju ne zadržava broj telefona.

Otpornost, provera i organizacija

• migracije baze se proveravaju pri svakom pokretanju, a aplikacija se ne pokreće ako provera ne prođe;
• izmene koda prolaze automatske testove i statičku bezbednosnu analizu koda;
• greške na serveru se prate u realnom vremenu, radi brzog otklanjanja, a izveštaji o greškama čuvaju se u evropskom regionu servisa Sentry;
• lica koja rade sa podacima obavezana su na poverljivost, a povrede podataka se dokumentuju i prijavljuju prema ovom ugovoru.

• Hetzner Online GmbH, Industriestrasse 25, 91710 Gunzenhausen, Nemačka: serveri i baza podataka (data centar u Nemačkoj). Prenos: država sa liste država sa primerenim nivoom zaštite (član 64 ZZPL).
• MiniMax (servis api.minimax.io), pružalac sa sedištem u Singapuru: sastavljanje odgovora AI recepcije na osnovu poruka klijenata i podataka biznisa. Obrada van Srbije, u državama koje nisu na listi (Singapur i druge države van Evrope u kojima pružalac obrađuje podatke); prenos uz standardne ugovorne klauzule Poverenika zaključene sa pružaocem (član 65 stav 2 tačka 2 ZZPL).
• SendSMSGate (sendsmsgate.com): slanje SMS kodova i podsetnika (broj telefona i tekst poruke). Obrada van Srbije, u državi koja nije na listi; prenos uz standardne ugovorne klauzule Poverenika zaključene sa pružaocem.
• Functional Software, Inc. (Sentry), SAD: praćenje grešaka na serveru, sa podacima umanjenim kako je opisano u Prilogu 1. Izveštaji se šalju isključivo u evropski region servisa i čuvaju u Nemačkoj, državi sa liste (član 64 ZZPL).

Spisak ažuriramo na ovoj stranici, uz prethodno obaveštenje rukovaocu prema odeljku „Podobrađivači“.